E-depot

Bij ‘archief’ denken veel mensen aan een grote ruimte met stellingen en kilometers papier keurig opgeborgen in dozen. De laatste jaren wordt echter steeds meer digitaal archief gevormd, waarbij er geen papieren versie van het archiefstuk meer is. Dit digitale archief zal net als het papieren archief goed moeten worden beheerd en beschikbaar worden gesteld. Om dit mogelijk te maken heeft het RAZ een digitaal archiefdepot ingericht. Dit digitale archiefdepot wordt ook wel e-depot genoemd.

Wat is een e-depot?

Een e-depot laat zich definiëren als:

Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Het gaat dus om veel meer dan alleen een harde schijf met wat data erop. Het RAZ heeft zich als organisatie moeten ontwikkelen om digitale archiefzorg mogelijk te maken.

Voorbereidingen

Het RAZ was al enkele jaren bezig met de voorbereiding om een e-depot te realiseren. In 2015 (Fase 1) en 2016 (Fase 2) is binnen een regionaal samenwerkingsverband onderzocht wat allemaal nodig is om aansluiting op een e-depot mogelijk te maken. Dit project – mede mogelijk gemaakt door cofinanciering vanuit Archief2020 – is eind 2016 afgerond en heeft een aantal kennisproducten opgeleverd die overheden kunnen gebruiken bij de inrichting van hun e-depot.

Fase 1

Hieronder kunt u de kennisproducten downloaden die zijn voortgekomen uit de eerste fase van de voorbereidingen op de aansluiting op een e-depot.

Algemene inleiding
Conclusies en aanbevelingen
Toepassingsprofiel metadata
Toetsingskader
Continuiteitsplan
Architectuuroverzicht
Bewaar- en beheerstrategie
Kostenoverzicht
Kaders beschikbaarstelling

Fase 2

Hieronder kunt u de kennisproducten downloaden die zijn voortgekomen uit de tweede fase van de voorbereidingen op de aansluiting op een e-depot.

Toetsen beheerorganisatie
Kennisdeling
Beschikbaar stellen
Advies Programma van Eisen

Fase 3

In 2017 (Fase 3) is het RAZ begonnen met de praktische voorbereiding. Beleid is aangepast, personeel opgeleid en de benodigde programmatuur van leverancier Picturae is in gebruik genomen. Begin 2019 zijn de gedigitaliseerde bouwvergunningenarchief 1900 - 2010 van de gemeente Lochem overgebracht naar het e-depot. De dossiers zijn in te zien via het e-loket.

Toename digitaal archief

De komende jaren zal steeds meer digitaal archief worden overgedragen aan het RAZ. Dit kunnen zowel archieven van de aangesloten gemeenten Zutphen, Lochem en Brummen zijn, maar ook particuliere archieven. De grote uitdaging voor het RAZ is de beschikbaarstelling van dit digitale archief. Vanwege wet- en regelgeving rondom privacy van persoonsgegevens kunnen niet alle digitale archiefstukken zonder meer voor een groot publiek toegankelijk worden gemaakt. We zijn nu bezig met de ontwikkeling van gereedschappen om ook het digitale archief op een goede manier te ontsluiten.