• Wat zijn notariële archieven?
• Wat vindt u zoal in notariële archieven?
• Welke notariële archieven heeft het RAZ?
• Zoeken in de notariële archieven van het RAZ
• Afspraken over openbaarheid
• Akten die (nog) elders berusten
• Valkuilen bij het onderzoek
• Literatuur en websites

Wat zijn notariële archieven?

Al sinds de Middeleeuwen kent men het ambt van notaris. Ook in Zutphen waren enkele notarissen actief. Deze zoekwijzer beperkt zich tot de notariële archieven vanaf 1811. In dat jaar werd onder Franse wetgeving het notariaat hervormd. In vrijwel elke gemeente zijn vanaf 1811 wel één of meerdere notarissen actief geweest. 

De notaris maakt akten op om afspraken tussen mensen vast te leggen. Soms gaan mensen op vrijwillige basis een afspraak aan, maar vaak zijn afspraken pas rechtsgeldig als er door de notaris een akte is opgemaakt.

Met notariële archieven bedoelt het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) uitsluitend de series akten die de notaris vanaf 1811 verplicht was te bewaren. Archiefbescheiden als correspondentie, boekhouding of huisvesting van een notariskantoor vallen niet onder de notariële archieven.

Wat vindt u zoal in de notariële archieven?

Ook voor zaken waarvoor u vandaag de dag naar de notaris gaat, ging men vroeger naar de notaris om een akte te laten opmaken. De volgende soort akten treft u in de notariële archieven aan:

• Testamenten
• Akten van overdracht van onroerend goed en hypotheek
• Boedelscheiding (ook boedelverdeling)
• Akten van huwelijkse voorwaarden
• Akten van koop en verkoop van roerende goederen
• Royementen (vaak niet in minuut aanwezig)
• Nummerverwisseling nationale militie

Welke notariële archieven heeft het RAZ?

Van een groot aantal notarissen met standplaats de huidige gemeenten Brummen, Lochem en Zutphen bewaart het RAZ de archieven. Eerder waren deze archieven door de notaris-bewaarder overgebracht naar het Gelders Archief (GA) in Arnhem. Daar liggen ook de archieven van notarissen die tot het verzorgingsgebied van het RAZ behoren, maar die (nog) niet zijn overgebracht. In sommige gemeenten is alleen aanvankelijk (bijvoorbeeld Warnsveld) of met onderbrekingen (bijvoorbeeld Gorssel) een notaris gevestigd geweest.

• Link naar informatie over een aantal notarissen

Overzicht van notarissen met standplaats regio Zutphen tot en met 1925:

Zoeken in de notariële archieven van het RAZ

In 2008 is het RAZ gestart met het "notarissenproject": alle akten worden door vrijwilligers geïndexeerd. Dat doen ze aan de hand van het oorspronkelijke repertorium. De gegevens die daarin staan vermeld worden overgenomen in de voorouderdatabase. Zo worden de comparanten vermeld, de datum, het akte- en inventarisnummer, de standplaats en naam van notaris en tenslotte een korte omschrijving van de inhoud.

Zodra alle akten van een notaris zijn beschreven, worden de gegevens uit de database online gezet. De akten van de notarissen die in bovenstaande tabel voorzien van een asterisk (*) in de kolom index, zijn via de voorouderdatabase van het RAZ doorzoekbaar op naam, datum en inhoud. U kunt akten vervolgens aanvragen door vermelding van het notariële archief [gemeente] en het inventarisnummer. Houd er rekening mee dat er ook beschrijvingen zijn gemaakt van akten die in brevet zijn opgemaakt en waarvan dus geen minuut is bewaard. In de database is dat aangegeven door de vermelding "akte niet aanwezig". U kunt ook per e-mail afdrukken aanvragen. Daarvoor is een aanvraagprocedure beschikbaar.

De akten die bij het RAZ berusten maar nog niet zijn opgenomen in de database, zijn toegankelijk met behulp van de oorspronkelijke repertoria. Voor sommige repertoria geldt dat ze erg moeilijk leesbaar zijn. U kunt de repertoria uit de depots opvragen door gebruik te maken van de inventarissen:

•  0.349 Notariële archieven Zutphen
•  2.068 Notariële archieven Brummen
•  3.018 Notariële archieven Warnsveld
•  5.060 Notariële archieven Gorssel

Via het Centraal Testamentenregister (CTR) in Den Haag kunt u zoeken naar testamenten vanaf 1890. Het CTR houdt bij door welke persoon op welke datum en voor welke notaris een testament is gemaakt. De notaris geeft dit op. De inhoud van het testament is daar niet bekend.

Afspraken over openbaarheid

De notariële akten die zijn overgebracht naar het RAZ zijn allemaal openbaar. Over testamenten en codicillen opgemaakt ná 1915 beschikt het RAZ niet. Omdat er voor die akten een ander openbaarheidregime geldt, berusten zij nog onder de verantwoordelijkheid van het GA of van de notaris-bewaarder.

Akten die (nog) elders berusten

Voor de akten van notarissen die volgens het bovenstaande overzicht nog berusten bij het GA kunt u aldaar terecht. Akten van notarissen die opgemaakt zijn ná 1925 en die niet zijn overgebracht naar de openbare archiefbewaarplaatsen (RAZ of GA) berusten bij de opvolgende notaris of notaris-bewaarder. Akten die ouder zijn dan 75 jaar zijn ter inzage voor bezoekers. Voor akten jonger dan 75 jaar geldt dat voor direct betrokkenen informatie uit de akten op te vragen is, dit ter beoordeling van de notarisbewaarder. Aan deze dienst kunnen kosten verbonden zijn. Een overzicht van de opvolgersarchieven (protocollenregisters) is gepubliceerd op website van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Op deze site zijn ook de voorwaarden te lezen voor het aanvragen van een akte.

Valkuilen bij onderzoek

Bij uw onderzoek in de notariële archieven bij het RAZ kunt u te maken krijgen met enkele valkuilen:

• Akten die in brevet zijn opgemaakt, zijn vanaf het repertorium in de voorouderdatabase beschreven, maar zijn niet in minuut beschikbaar. In de database is dat aangegeven met de vermelding "akte niet aanwezig".
• Repertoria zijn soms erg klein en slordig geschreven. Het ontcijferen van persoonsnamen is in veel gevallen daarom erg moeilijk. Mist u een naam? Probeer dan ook eens te zoeken op jaar en plaats.
• De keuze voor een notaris is vrij, men is niet verplicht een notaris te kiezen in de eigen woonplaats. Het is dus belangrijk om te weten welke notaris de gezochte akte heeft opgemaakt.

Literatuur en websites

• F.L. Hartong, Register der protocollen van notarissen in Nederland (Rotterdam 1916). Overzicht van notarissen van ca. 1550 tot 1916.
• J.E. Kasdorp, Register van protocollen der notarissen die in de periode 1916-1969 in Nederland in functie waren (Haarlem 1970).
• J.E. Kasdorp, Register van protocollen der notarissen die in de periode 1916-1984 in Nederland in functie waren (Amsterdam 1985).
• Rob van Drie, Nico Plomp, Aad van der Tang, Genealogie. Van Stamboom tot familiegeschiedenis (Utrecht 1988).
• Pieter van Wissing (red.), Geldersen Gezocht. Gids voor stamboomonderzoek in Gelderland (Arnhem 1996).
• Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB).
• Centraal Testamenten Register (CTR).
• Nationaal Archief, informatieblad 32 "Op zoek naar gegevens in archieven van notarissen".